El control presupuestario resulta esencial para el funcionamiento de cualquier compañía, y en épocas de crisis adquiere una relevancia aún mayor, ya que mejora procesos como el seguimiento y la planificación del negocio.
El presupuesto es tan crucial para el negocio como la carretera lo es para el conductor: permite al empresario alcanzar sus metas y llegar a su destino, anticipándose a los obstáculos que puedan aparecer en el trayecto. No obstante, su elaboración adecuada sigue siendo una materia pendiente para muchas pymes, que ahora se ven sorprendidas por la desaceleración de la actividad.
"Lamentablemente, no suele aplicarse un criterio riguroso de gestión ni de dirección financiera", opina Ignacio Bueno, asesor financiero de empresas y fundador de FAI Business Advisory. "Y sin una planificación anual rigurosa, un negocio se comportará como un corcho en el agua y terminará donde lo lleve la corriente", advierte Bueno, quien impartirá este jueves 21 de mayo el webinar Reconstruir presupuestos en la crisis de la covid-19 en el Hub Empresa de Banco Sabadell, una charla ahora mucho más necesaria en un contexto donde "los gastos continúan, pero los ingresos han caído drásticamente".
Para José Ignacio Llorente Olier, profesor del Área Financiera del Grupo Educativo CEF-UDIMA, esta carencia de planificación "se ha debido a la falta de recursos y de tiempo para la formación financiera. El pequeño empresario dedica un porcentaje muy alto de su jornada a actividades comerciales y operativas", con la excepción de la pyme exportadora, que destaca por su mayor nivel de sofisticación en la gestión administrativa y financiera.
En la actualidad, a un negocio le cuesta ganar un euro cinco veces más que antes. Por ello, gestionar con eficiencia el presupuesto anual le permitirá optimizar partidas, redirigir el gasto y reformular objetivos para asegurar la supervivencia a corto plazo.
Existen cinco razones clave para que toda empresa opere con un presupuesto cuidadosamente diseñado:
1. Monitoreo continuo
La organización debe disponer de un presupuesto maestro que coordine todas las actividades de la compañía, que ofrezca un plan global con perspectivas de ventas, inversiones, costes de producción y nóminas, entre otros aspectos. También requiere un presupuesto de operación, que "recoge las actividades de ventas, de producción, los gastos comerciales y los generales", explica José Ignacio Llorente Olier.
La empresa también necesita un presupuesto financiero. Esta herramienta evalúa los cobros y pagos previstos del presupuesto de operación y de las inversiones contempladas, lo que constituye el flujo libre de caja previsto, "la variable económico-financiera más importante de un negocio", según Llorente Olier.
Estos tres documentos permiten realizar un análisis cada semana o cada quince días del cumplimiento de pedidos, entradas en almacén, control de inventarios, tesorería, vencimientos a corto, medio y largo plazo, y comportamiento de los clientes...
2. Planificar las ventas según el tipo de clientes
Distinguir el potencial y los plazos de cada cliente para pagarte es fundamental. En un presupuesto conoces el perfil de tus clientes. Quizás tu mayor comprador no pueda pagar ahora, pero seguramente haya otros, mucho más pequeños, que puedan saldar sus deudas con tu empresa antes.
"Puede ser necesario potenciar la línea de negocio menos rentable pero que garantice capital inmediato. Tal vez los mejores clientes pagaban a 180 días y ahora habrá que priorizar a otros por liquidez, proximidad y fidelidad, para que la rueda no se detenga", aconseja Ignacio Bueno.
Como se observa en Pulso, la herramienta de Banco Sabadell para conocer día a día cómo se reactiva el comercio del país, esto también puede aplicarse por regiones. Aquí juega un papel clave la evolución de la recuperación de la actividad económica: como era de esperar, las localidades que ya han superado la fase 0 tienen un mayor movimiento comercial. Esto ocurre en todos los sectores, por ejemplo, en el municipio de Valencia. Allí, durante los últimos siete días, esta actividad representa el 60% respecto al mismo periodo de 2019, un porcentaje un 16% superior al de Madrid.
Esto resalta la necesidad de priorizar clientes no por su tamaño o por la rentabilidad que tenían en condiciones normales, sino enmarcándolos en este nuevo contexto. Por lo tanto, aunque el foco de ventas de tu negocio antes de esta crisis estuviera en grandes municipios como Madrid, vale la pena reorientarse hacia aquellos que estén más avanzados en el proceso de desescalada.
3. Relación con los proveedores
Un presupuesto detallado al máximo permite minimizar las salidas de capital en momentos de escasa disponibilidad de efectivo como el actual. Puede ser el momento de renegociar el pago con los distintos proveedores si estos cuentan con líneas de financiación, lo que facilitará el circulante.
Se trata de fragmentar el negocio en tantas microempresas como proveedores haya, que podrían ofrecer condiciones ventajosas de pago. Si los proveedores disfrutan de líneas de descuento comercial, podrían aceptar pagarés a 60 o 90 días, lo que aliviará la tesorería del negocio y evitará la temida ruptura de la cadena de pago.
4. Mejor acceso a la financiación
La tranquilidad financiera de las empresas depende del acceso al crédito en tiempos de crisis, y un negocio sin un presupuesto con información detallada tendrá limitado el acceso a la financiación bancaria o a la avalada por el ICO, que asciende a 100.000 millones debido a la crisis sanitaria.
Esta financiación puede ser una línea de vida para afrontar el pago de salarios, facturas de proveedores pendientes de liquidar, alquileres de locales, gastos de suministros u otras necesidades de liquidez. Una de las quejas más frecuentes estos días en algunas compañías es la importante cantidad de documentación que debe presentarse.
"Para las empresas y autónomos que ya tenían su plan de negocio concretado en objetivos y presupuestado con ideas muy claras, todo ha sido mucho más fácil. Los otros, o no tienen ahora la posibilidad de hacerlo o les han denegado el crédito porque la calidad de la información que han enviado es mala y se considera un riesgo", concluye Ignacio Bueno.
5. Apertura a nuevos mercados
Convertirse en empresa proveedora de alguna de las grandes del Ibex-35 o entrar en sus canales de subcontratación equivale a prosperidad, pero pasa por un imperativo: compartir con ellas unos estándares de calidad en la gestión del negocio. Esto solo es posible dedicando tiempo a la elaboración del presupuesto y los planes de negocio, con asesoría que se involucre en corregir los puntos débiles de la empresa y amplificar los puntos fuertes.
Lo mismo ocurre con la alternativa del creciente negocio digital a través del e-commerce. "Para vender en Amazon o en alguno de los grandes marketplaces, la organización debe estar en perfecto estado de revista. Todo tu circuito debe responder al reto en organización y catálogo de productos, stocks, abastecimiento, sistema de precios... Eso solo puede lograrse añadiendo la columna online al presupuesto", según este asesor financiero.
Así, la apertura a nuevos mercados, cuando sea posible, combinada con una estrategia de financiación y de reajuste de pago y cobro a proveedores y clientes, además de un control riguroso de la actividad de la empresa, puede contribuir a mantener la salud del negocio en los turbulentos meses que están por venir.
Hacia un cambio de modelo
Tanto Ignacio Bueno como Llorente Olier coinciden en que se está produciendo un cambio en la cultura empresarial de las pymes. "Hasta ahora, muchas cedían el capítulo financiero a una gestoría encargada de liquidar impuestos y tramitar papeles, pero sin recibir un valor añadido en la estrategia de negocio", constata Bueno.
Llorente Olier observa "el florecimiento de una nueva generación de empresarios con una conciencia clara de la necesidad de diseñar modelos de negocio viables y de desarrollar funciones como la financiera y el marketing, no con carácter auxiliar, sino central". En definitiva, pymes innovadoras basadas en el conocimiento "que no se conciban sin la elaboración periódica de planes estratégicos y de presupuestos", agrega el profesor.
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